8 avaintekijää etätiimien käytössä

Pureudun tässä blogissa onnistuneen (eurooppalaisen) multisite-projektin kulmakiviin, jotka ostavan asiakkaan olisi hyvä huomioida. Näitä listaamiani avaintekijöitä voidaan soveltaa yhtälailla oli sitten kyseessä ulkopuoliselta partnerilta ostettava palvelu tai oman organisaation etätiimi.

Olen työskennellyt kymmenen vuotta keskisessä ja eteläisessä Itä-Euroopassa, jossa organisaatio- ja johtamiskulttuuri poikkeavat usein suomalaisesta. Viittaan suomalaisella siihen hyvään, avoimeen ja itseohjautuvaan kulttuuriin, jota varsinkin IT-alalta Suomessa löytyy. Vaikka tällainen kulttuuri ei ole jokapäiväistä “idässä”, eikä kaikkialla “lännessäkään”, niin uskon vakaasti, että fiksut ja kehittymishaluiset ihmiset löytävät tällaisen organisaatio- ja johtamiskulttuurin ytimen, kun heitä johdetaan ja kannustetaan oikein. Tämän vuoksi kehotan jokaista kohtelemaan etätiimejä kuin kohtelette omianne – älkää vetäkö rajaa kaikkeen “meidän” ja “niiden” välille. Projektin aikana te olette yhdessä “me”. Tällä tavoin saatte enemmän irti itsestänne ja yhteistyöstänne.

Toivon, että alla esittämäni kohdat poistavat pelkoja niiltä, jotka kenties edelleen suhtautuvat skeptisesti multisiten toimivuuteen softakehitysprojekteissa. En mene tässä kirjoituksessa debattiin aiheesta tuoko kokenut suomalainen omalla (asiakkaan) toimistolla koodaava kehittäjä parhaan lisäarvon verrattuna vastaavaan (tai jopa parempaan) etätekijään. Toivottavasti tämä kirjoitus antaa myös uskoa niille, jotka ovat vakavissaan harkitsemassa etätiimiä läheltä tai kaukaa. Kenties tämä myös vahvistaa osaltaan jo aiempia hyviä kokemuksia tai valottaa, miksi joku on joskus mennyt pieleen.

Onnistunut multisite-projekti on monen asian summa. Mikäli olet ulkoistamassa tuotekehityksen osaa tai kokonaisuutta, tai sinulla on jo tiimi toisessa maassa, niin alla listaamani kohdat on hyvä huomioida ja toteuttaa käytännössä. Nämä auttavat varmasti projektin läpiviemisessä ja lopputuloksessa sekä yhteistyössä etätiimin kanssa. Kaiken perusta on kuitenkin hyvä suunnittelu ja parempi toteutus. Sekä tietysti kommunikaatio, kommunikaatio ja kommunikaatio. Valitse siis tekijät oikein ja kommunikoi. Mikäli löydät lisää kultaisia sääntöjä, niin kuulen mieluusti niistä sinulta tarkemmin.

1. Kommunikaatio

  • Avoin ja jatkuva komminikaatio on kaiken perusta
  • Yhteenkuuluvuuden tunne: “meidän tiimi”
  • Facetime: viikottaiset tapaamiset mieluummin videolla kuin telcona, pelkkä Slack-keskustelu ei myöskään riitä.
  • Jos puhutaan isoista ulkoistuksista ja kokonaisvastuista voi SPOC/ Team Lead-rooli toimia paremmin kommunikaatiossa

2. Tapaa asiakasta tai etätiimiä

  • Onsite kick-offit (erittäin vahva suositus)
  • Määräaikaiset tapaamiset esim. kvartaaleittain, mikäli kyseessä pitkä projekti
  • Vieraile etätiimin luona, on se oma tai partnerin 

3. Järkevä työnjako

  • Yritä jakaa tehtäviä ja vastuita järkevästi eri lokalisaatioiden välillä. Toki huomioiden taitotason sekä mahdolliset spesiaalikyvyt.
  • Itseohjautuva tiimi päättää itse tehtävät ja työnjaon riippumatta ovatko he läsnä vai etänä.

4. Anna vastuuta teknisissä päätöksissä

  • Vältä koodiapina-ajattelua, sillä etätiimi voi koostua parhaassa tapauksessa todella kovista tekijöistä. Jos haluat ostaa yksinkertaista “taskia taskin” perään toteuttavaa koodausta, muista että Ladan hinnalla saa Ladan.
  • Itseään kunnioittavat koodarit, jotka haluavat kehittää niin itseään kuin parempia tuotteita äänestävät usein jaloillaan tällaisessa ympäristössä. ⇒ Kyseinen mailli voi toimia paremmin, kun kyseessä on junior-pitoinen tiimi.
  • Hyvät insinöörit antavat hyvin argumentoituja parannusehdotuksia ja haastavat tuoteomistajaa. Mikäli heidän ideansa sivuutetaan ilman fiksuja vasta-argumentteja / palautetta tästä seuraa helposti turhautuminen. ⇒ Voi siis olla paikallaan miettiä miksi meidän etätiimissä käy ovi niin usein? Toki syy voi myös löytyä sieltä etäorganisaatiostakin; johtaminen, palkkaus tms.
  • Parhaimmillaan yhteistyö etätiimin kanssa tekee isäntäorganisaatiosta paremman ristiinoppimisen ja tiedonjaon kautta
  • Ota etätiimi mukaan tiedonjakoon ⇒ Läpinäkyvyys liiketoimintapäätösten takana auttaa kehittäjiä ymmärtämään paremmin tehdyt päätökset, jotka vaikuttavat suoraan heidän työhönsä.

5. Huomio etätiimin suoritukset

  • Välitön ja rakentava palaute, niin hyvä kuin kriittinen
  • Anna etätiimille vastuuta, jos sen ansaitsevat. Myös ulkopuoliselle partnerille. ⇒ Tämä lisää tiimiajattelua ja sitouttaa tekijöitä entisestään. “Omistajuus” ja ylpeyden aihe tehdystä työstä ei ole pahaksi, vaikka kyseessä olisikin partneri.

6.. Jatkuva palaute

  • Kommunikaation ja palautteen merkitystä ei voi vähätellä. Huomioi etätiimi ja anna heille myös mahdollisuus avoimeen keskusteluun ja palautteen antamiseen. Sinua tulisi kiinnostaa onko heillä kaikki hyvin ja mikä saattaa vaikuttaa heidän motivaatioon. Ovatko he tyytyväisiä tekkistäkkiin ja muihin teknisiin ratkaisuihin. Mitä he haluaisivat tehdä seuraavaksi jne.
  • Pienillä asioilla on iso merkitys lopulta, mutta puuttumalla niihin jo hyvissä ajoin voidaan asioita muuttaa haluttuun suuntaan. Ole avoin, kommunikoi, kuuntele ja anna mahdollisuus korjata virheet. 

7. Dokumentaatio

  • Hyvin jäsennelty ja selkeä (englanninkielinen) dokumentaatio auttaa kaikkia tiimin jäseniä. Kun tiimiin liittyy uusi tekijä tai aloitatte yhteistyön etätiimin kanssa, merkitsee ensivaikutelma teidän dokumentaatiosta ja lähdekoodista paljon. Uudet kehittäjät pääsevät työhön kiinni huomattavasti nopeammin, jos teidän dokumentaatio on kunnossa.
  • Selkeät käyttäjätarinat backlogeissa, eri järjestelmien ja agile-työkalujen käyttö (esim. Jira, Trello, Scrum, Kanban jne.) auttavat hyvän dokumentaation ja läpinäkyvyyden ylläpidossa.

8. Työkalut

  • Ketterään kehitykseen jatkuvan kommunikaation lisäksi kuuluu mm. post-it lappujen täyttämä task board ja projektin etenemisestä kertovat “käppyrät”. Koska etätiimi ei ole samassa tilassa “emotiimin” kanssa, tulisi heille järjestää pääsy kaikkeen tarvittavaan tietoon lokalisaatiosta riippumatta. Mikä se sähköinen muoto on, jolla nämä jaetaan jääköön jokaisen tiimin ratkaistavaksi.
  • Avoimen kommunikaation, yleisen läpinäkyvyyden ja projektinseurantätyökalujen lisäksi hyvään kehitysympäristöön kuuluu muutakin. Se mikä on hyvä kehitysympäristö juuri teidän tiimille riippuu aina heistä itsestään. Jokainen tiimi ja projekti on uniikki. Isot projektit vaativat tarkempaa ja isompaa seurantaa.
  • Edellä mainittujen lisäksi hyvästä kehitysympäristöstä löytynee monesti:
    • Bug ja issue tracking
    • Dokumentaatio
    • Lähdekoodi ja repositoryt (repository insight)
    • Koodin katselmointi järjestelmä
    • Release management (CI)
    • Versionohjaus (lähdekoodi repository)
    • Kommunikointiin: Slack, Skype, MS Teams tms.